Bedrijven zonder een goede productiviteitsworkflow hebben het vaak moeilijk om een voorsprong op hun concurrenten te behouden. Investeren in een kantoorproductiviteitstool stelt uw medewerkers in staat om het maximale uit hun werkuren te halen en topproductiviteit te bereiken. Laten we een kort overzicht bekijken van de populairste productiviteitssoftware: Zapier en Google Sheets.
Wat is Zapier en wat kun je ermee doen?
Zapier is een automatiseringstool die vaak wordt gebruikt om Mailchimp, Slack, Gmail en andere populaire applicaties te integreren. U kunt het gebruiken om meerdere apps te koppelen en routinetaken te automatiseren, zonder code te schrijven. Dit vermindert de afhankelijkheid van ontwikkelaars. Zapier is gebruiksvriendelijk – iedereen kan het gebruiken om zijn applicatieworkflows met een paar klikken te maken.
Stel bijvoorbeeld dat u dagelijks e-mailbijlagen in uw Gmail-inbox ontvangt en deze bestanden in Dropbox opslaat. Zodra u een bijlage ontvangt, kunt u de volgende stappen volgen:
- Klik op de e-mail om de inhoud weer te geven.
- Zoek de bijlage op.
- Klik op de bijlage om deze op te slaan in Dropbox.
Dit alles kan worden geautomatiseerd in Zapier, wat waardevolle tijd en moeite bespaart.
Zo kun je ook met Zapier talloze workflows maken. Andere voorbeelden zijn:
- Voeg gebeurtenissen in Google Calendar toe vanuit Trello-kaarten.
- Plaats tweets via verschillende Twitter-accounts.
Om meer te weten te komen over andere manieren om Zapier te gebruiken, kunt u dit link.
Veelvoorkomende Zapier-termen
Zap
Een geautomatiseerde workflow tussen twee of meer applicaties wordt een Zap genoemd. U kunt bijvoorbeeld een Zap gebruiken die uw Google Drive-bestanden opslaat in Dropbox. Een Zap bestaat uit twee onderdelen: een trigger en een actie.
Trigger
Een trigger is een gebeurtenis in een applicatie die een Zap start. Zodra u de Zap heeft geconfigureerd, houdt Zapier de applicatie in de gaten op die gebeurtenis. Neem bijvoorbeeld ons Gmail- en Dropbox-voorbeeld; u kunt meerdere e-mails ontvangen, maar alleen een e-mail met bijlage zal de Zap activeren.
Actie
Een actie is de gebeurtenis die de Zap voltooit. In het voorbeeld van Gmail naar Dropbox is het verplaatsen van de bijlage bijvoorbeeld een actie.
Google Sheets
Google Sheets is een webgebaseerd programma voor het maken en bewerken van spreadsheets. Samen met Google Slides en Google Docs maakt het deel uit van Google Drive. Dit is vergelijkbaar met hoe Microsoft Office bestaat uit Microsoft PowerPoint, Microsoft Word en Microsoft Excel.
Google Sheets is ideaal voor gebruikers met eenvoudige spreadsheetbehoeften, die op afstand werken, verschillende apparaten gebruiken en met anderen samenwerken.
Compatibiliteit
U heeft toegang tot Google Sheets als webapplicatie via Microsoft Edge, Firefox, Chrome en Safari. Zo kan Google Sheets eenvoudig worden gebruikt op Linux, Mac en Windows. Op mobiel kunt u Sheets zowel op iOS als Android gebruiken door de officiële app te downloaden en te installeren. Sheets biedt ondersteuning voor de volgende extensies: .tab, .tsv, txt, .csv, .ods, .xltxm, .xltx, .xlt, .xlsm, .xls en .xlsx.
Gebruikers kunnen ook documenten en spreadsheets importeren, exporteren, openen, bewerken en opslaan via Google Sheets. U kunt zelfs Excel-bestanden converteren in Google Sheets.
Werken met Google Sheets
Omdat je Google Drive kunt gebruiken om toegang te krijgen tot Google Sheets, heb je een Google-account nodig om bestanden te maken, op te slaan, te bewerken en te delen. Dit account is een aanmeldsysteem waarmee je toegang krijgt tot een breed scala aan Google-producten. Het is de moeite waard om op te merken dat je niet beperkt bent tot het gebruik van Gmail om met Google Sheets te werken. Je kunt dus elk e-mailadres gebruiken om met Google Sheets te werken.
Google Sheets biedt de standaard en nuttige functies die nodig zijn voor het maken en beheren van spreadsheets. Dit omvat:
- Importeer en zoek gegevens in spreadsheets.
- Voeg grafen, grafieken, afbeeldingen en draaitabellen toe.
- Implementeert scripts, macro's en functies.
- Werk met cellen, kolommen en rijen.
- Pas de gegevens en het spreadsheet aan met de functie voor automatisch invullen.
Enkele voordelen van het gebruik van Google Sheets ten opzichte van tools zoals Zapier zijn:
- Werk aan hetzelfde document – zelfs vanaf verschillende locaties, platforms en apparaten – want Google Drive slaat de bestanden op in de cloud. Elke wijziging die u aanbrengt wordt automatisch in de cloud opgeslagen, en er is ook de zeer welkome ondersteuning voor offline bewerken via browser en mobiele applicaties.
- In plaats van voortdurend bestanden per e-mail naar anderen te sturen, kun je bestanden delen voor realtime bewerking, samenwerking, chatten en opmerkingen. Met de ingebouwde revisiegeschiedenis kun je de wijzigingen van je team volgen en gebruikers de mogelijkheid bieden om bestanden naar een eerdere versie te herstellen.
- Google Sheets heeft een kleine leercurve – en u kunt het gratis gebruiken.
- Omdat Google Sheets deel uitmaakt van het productcatalogus van Google, kun je het gebruiken om toegang te krijgen tot en te integreren met andere Google-producten, zoals Google Finance, Google Translate en Google Forms.
Tot slot
Zapier en Google Sheets zijn geweldige productiviteitstools. Gebruikt u ze nog niet, dan is dit een goed moment om ze aan uw workflow toe te voegen en bij uw medewerkers te introduceren. Omdat ze gebruiksvriendelijk en gratis zijn, kan uw team zich er in een mum van tijd aan aanpassen. Voor meer informatie erover, neem contact met ons op.
