De afgelopen jaren zijn er verschillende tools uitgebracht die gericht zijn op het verbeteren van de productiviteit van bedrijven. In tegenstelling tot vroeger, toen bedrijven veel betaalden voor een algemene oplossing, is er nu een trend om strategisch te investeren in gespecialiseerde toepassingen en producten die aansluiten bij hun doelen.
De grote hindernis is echter dat ondanks het brede aanbod aan tools, ze niet samenwerken, vooral in vergelijking met de tools van Microsoft die elkaar ondersteunen. Omdat de meeste productiviteitstools van verschillende bedrijven komen, is het begrijpelijk dat ze niet hetzelfde niveau van integratieondersteuning bieden.
De een gebruikt misschien Shopify om de verkoop te verhogen, Slack voor samenwerking, Zoom voor online vergaderingen of Gmail voor communicatie – al deze verschillende apps naadloos integreren, dat is wat Zapier doet. Zapier gebruikt dus twee diensten en fungeert als tussenpersoon voor hun API's. Op deze manier verbindt het meerdere toepassingen en automatiseert het diverse taken.
Wat is Zapier?
Moderne webapplicaties beschikken doorgaans over een API, die door externe ontwikkelaars wordt gebruikt om ermee te communiceren. API's helpen bij het downloaden van opgeslagen gegevens, het uploaden van informatie en het uitvoeren van andere nuttige taken.
Zapier biedt ondersteuning voor meer dan 500 applicaties. Het ondersteunt triggers en acties voor elk van deze apps. Bovendien kan één trigger meer dan één actie uitvoeren. Er is dus geen limiet als het gaat om het ontwikkelen van Zaps, wat volop mogelijkheden biedt om taken te automatiseren.
Voordelen van Zapier
Zapier biedt de volgende voordelen.
Snelheid
Zapier verbetert de snelheid tussen routinematige zakelijke taken. Stel bijvoorbeeld dat u klantbestanden naar een vaste map in Dropbox moet uploaden. Wat u kunt doen, is een zap maken die alle bestanden downloadt die u van de klant op Gmail ontvangt, en deze vervolgens naar een specifieke map uploadt.
U heeft een aparte Zap nodig voor elk van uw klanten, die op de achtergrond draait en ervoor zorgt dat uw medewerkers er geen tijd aan hoeven te besteden. Er zijn meerdere taken die u dagelijks uitvoert en die een goede reden vormen voor automatisering. Bekijk bijvoorbeeld deze link.
Consistentie
Handmatig werk is inefficiënt en veroorzaakt veel fouten. Mensen zijn immers niet perfect. Ze kunnen fouten maken, dingen vergeten en af en toe iets verkeerd doen. Computers daarentegen zijn uitstekend in het afhandelen van standaard bedrijfstaken – de betrouwbaarheid die ze bieden is ongeëvenaard. Om ervoor te zorgen dat al je klantbestanden correct naar je map in Dropbox worden verzonden, biedt Zap veel functionaliteit. Dit zorgt ervoor dat je nooit een belangrijke e-mail misloopt, alleen omdat deze op het verkeerde moment werd verzonden. Wanneer je een specifieke formule of protocol nodig hebt om gegevens van de ene app naar de andere over te dragen, kun je beter Zapier gebruiken.
Zichtbaarheid
Zapier is een ideale methode om zichtbaarheid in uw workflows in te bouwen. Of u nu e-mail of Slack gebruikt om uw werk te beheren, Zapier waarschuwt u zodra een Zap een actie uitvoert of uw medewerkers iets doen. Om terug te komen op het e-mailvoorbeeld: u zou een Zap met meerdere stappen kunnen genereren die uw team kan verwittigen zodra de klant naar Dropbox is geüpload.
Afbeeldingen verzenden met Zapier
Wilt u Zapier gebruiken om computergegenereerde afbeeldingen te versturen? Dit is wat u moet doen.
Bestanden verzenden in Zaps
U kunt bestanden, zoals documenten of afbeeldingen, in uw Zap opnemen. Wanneer u naar uw bestanden op Zapier verwijst, werkt u met het eigenlijke bestandsobject, niet met het tekstveld dat het bestand beschrijft. Zo kan een bestand een foto zijn, maar het veld dat het beschrijft kan de naam van de foto of de URL ervan zijn. Zo verstuurt u een bestand met Zapier.
Bepaal of uw actie bestanden accepteert
Alleen als de actie-app een bestandsobject toestaat, kunt u bestanden in een object opnemen. Om dit te controleren, kijkt u of deze velden een documentpictogram hebben. Als dat het geval is, kan een bestand met dat veld worden gebruikt. Houd er rekening mee dat er niet meer dan één bijlage tegelijk kan worden toegevoegd.
Een bestand plaatsen
Als de actie van uw zap een bestandsobject moet kopiëren of maken, zoekt u het bestandsveld op. U herkent deze als Bijlage of Bestand.
Nadat u een URL heeft toegevoegd, evalueert Zapier deze, laadt er gegevens in en geeft er een naam aan. Let op: de URL moet verwijzen naar een openbaar toegankelijk bestand. Weet u niet zeker of het openbaar toegankelijk is, open de link dan in een privévenster. Wordt u gevraagd om een bestand te downloaden, dan zou de URL ook in de Zap moeten werken.
Er kan ook gewone tekst worden toegevoegd vanuit de trigger. Dit resulteert in tekst die wordt gegenereerd op basis van de gegevens in die velden.
Bezoek onze website om meer te leren over hoe je het meeste uit Zapier haalt. We helpen je verschillende soorten grafieken via Zapier te versturen en zorgen voor de broodnodige productiviteit in de processen van je kantoor.
