Les entreprises qui n’ont pas de flux de travail de productivité adapté peuvent avoir du mal à garder une longueur d’avance sur leurs concurrents. Investir dans un outil de productivité bureautique permet à vos employés de tirer le meilleur parti de leurs horaires de travail et d’atteindre un niveau de productivité optimal. Passons en revue un bref aperçu des logiciels de productivité les plus populaires : Zapier et Google Sheets.
Qu'est-ce que Zapier et que peut-on en faire ?
Zapier est un outil d'automatisation couramment utilisé pour intégrer Mailchimp, Slack, Gmail et d'autres applications populaires. Vous pouvez l'utiliser pour relier plusieurs applications et automatiser des tâches courantes, sans écrire de code. Cela réduit la dépendance envers les développeurs. Zapier est facile à utiliser – n'importe qui peut l'employer pour créer ses workflows applicatifs en quelques clics.
Par exemple, imaginons que vous receviez chaque jour des pièces jointes dans votre boîte Gmail et que vous les enregistriez dans Dropbox. Dès que vous recevez une pièce jointe, vous pouvez suivre ces étapes :
- Cliquez sur l'e-mail pour afficher son contenu.
- Repérez la pièce jointe.
- Cliquez sur la pièce jointe pour l'enregistrer dans Dropbox.
Tout cela peut être automatisé dans Zapier, ce qui permet d'économiser un temps et des efforts précieux.
De même, vous pouvez créer une multitude de workflows avec Zapier. Voici d’autres exemples :
- Ajoutez des événements dans Google Calendar à partir de cartes Trello.
- Publiez des tweets via différents comptes Twitter.
Pour découvrir d'autres méthodes d'utilisation de Zapier, vous pouvez consulter ce lien.
Termes Zapier courants
Zap
Un workflow automatisé entre deux applications ou plus est appelé Zap. Par exemple, vous pouvez utiliser un Zap qui enregistre vos fichiers Google Drive dans Dropbox. Un Zap se compose de deux éléments : un déclencheur et une action.
Déclencheur
Un déclencheur est un événement dans une application qui lance un Zap. Une fois le Zap configuré, Zapier surveille l'application à la recherche de l'événement. Par exemple, en reprenant notre exemple Gmail et Dropbox ; vous pouvez recevoir plusieurs e-mails, mais seul un e-mail avec pièce jointe déclenchera le Zap.
Action
Une action désigne l'événement qui termine le Zap. Par exemple, dans le cas de Gmail vers Dropbox, le déplacement de la pièce jointe est une action.
Google Sheets
Google Sheets est un programme en ligne utilisé pour créer et modifier des feuilles de calcul. Avec Google Slides et Google Docs, il fait partie de Google Drive. C’est comparable à la façon dont Microsoft Office regroupe Microsoft PowerPoint, Microsoft Word et Microsoft Excel.
Google Sheets est idéal pour les utilisateurs ayant des besoins basiques en matière de tableurs, qui travaillent à distance, utilisent différents appareils et collaborent avec d’autres personnes.
Compatibilité
Vous pouvez accéder à Google Sheets en tant qu'application web via Microsoft Edge, Firefox, Chrome et Safari. Ainsi, Google Sheets peut être utilisé facilement sous Linux, Mac et Windows. Sur mobile, vous pouvez utiliser Sheets sous iOS comme Android en téléchargeant et en installant l'application officielle. Sheets prend en charge les extensions suivantes : .tab, .tsv, txt, .csv, .ods, .xltxm, .xltx, .xlt, .xlsm, .xls et .xlsx.
Les utilisateurs peuvent également importer, exporter, ouvrir, modifier et enregistrer des documents et des feuilles de calcul via Google Sheets. Vous pouvez même convertir des fichiers Excel dans Google Sheets.
Travailler avec Google Sheets
Comme vous pouvez utiliser Google Drive pour accéder à Google Sheets, vous aurez besoin d’un compte Google pour créer, enregistrer, modifier et partager des fichiers. Ce compte est un système de connexion qui permet d’accéder à un large éventail de produits Google. Il convient de noter que vous n’êtes pas limité à l’utilisation de Gmail pour travailler avec Google Sheets. Vous pouvez donc utiliser n’importe quelle adresse e-mail pour travailler avec Google Sheets.
Google Sheets propose les fonctionnalités standards et utiles nécessaires à la création et à la gestion de feuilles de calcul. Cela inclut :
- Importez et recherchez des données dans des feuilles de calcul.
- Ajoutez des graphes, des graphiques, des images et des tableaux croisés dynamiques.
- Implémente des scripts, macros et fonctions.
- Travaillez avec les cellules, les colonnes et les lignes.
- Personnalisez les données et la feuille de calcul grâce à la fonction de remplissage automatique.
Voici quelques avantages d’utiliser Google Sheets plutôt que des outils comme Zapier :
- Travaillez sur le même document – même depuis des lieux, plateformes et appareils différents – car Google Drive stocke les fichiers dans le cloud. Toute modification que vous apportez est automatiquement enregistrée dans le cloud, et il y a aussi la prise en charge tant attendue de l'édition hors ligne via le navigateur et les applications mobiles.
- Au lieu d'envoyer continuellement des fichiers par e-mail à d'autres personnes, vous pouvez les partager afin de permettre l'édition en temps réel, la collaboration, la discussion et les commentaires. Grâce à l'historique des révisions intégré, vous pouvez suivre les modifications apportées par votre équipe et offrir aux utilisateurs la possibilité de restaurer une version antérieure des fichiers.
- Google Sheets présente une courbe d’apprentissage légère – et vous pouvez l’utiliser gratuitement.
- Comme Google Sheets fait partie du catalogue de produits Google, vous pouvez l’utiliser pour accéder à d’autres produits Google et vous y intégrer, tels que Google Finance, Google Translate et Google Forms.
Conclusion
Zapier et Google Sheets sont d'excellents outils de productivité. Si vous ne les utilisez pas encore, c'est le bon moment pour les ajouter à votre workflow et les faire adopter par vos employés. Comme ils sont conviviaux et gratuits, votre équipe peut s'y adapter en un rien de temps. Pour obtenir plus d'informations à leur sujet, contactez-nous.
