Ces dernières années, plusieurs outils ont été lancés dans le but d'améliorer la productivité des entreprises. Contrairement à avant, où les entreprises payaient cher pour une solution généraliste, on observe désormais une tendance à investir stratégiquement dans des applications et des produits spécialisés, alignés sur leurs objectifs.
Cependant, le principal obstacle est que, malgré la grande diversité d'outils disponibles, ceux-ci ne fonctionnent pas ensemble, surtout comparés aux outils Microsoft qui se complètent naturellement. Comme la plupart des outils de productivité proviennent d'entreprises différentes, il est compréhensible qu'ils n'offrent pas le même niveau de support d'intégration.
On peut utiliser Shopify pour augmenter les ventes, Slack pour la collaboration, Zoom pour les réunions en ligne, ou Gmail pour la communication – intégrer toutes ces applications différentes de manière fluide, c'est exactement ce que fait Zapier. Ainsi, Zapier utilise deux services et sert d'intermédiaire entre leurs API. De cette manière, il connecte plusieurs applications et automatise diverses tâches.
Qu'est-ce que Zapier ?
En général, les applications web modernes disposent d'une API, utilisée par des développeurs tiers pour interagir avec elles. Les API permettent de télécharger des données stockées, d'envoyer des informations et d'effectuer d'autres tâches utiles.
Zapier prend en charge plus de 500 applications. Il prend en charge des déclencheurs et des actions pour chacune de ces applications. De plus, un seul déclencheur peut exécuter plusieurs actions. Il n'y a donc aucune limite en matière de développement de Zaps, ce qui offre de nombreuses possibilités d'automatiser des tâches.
Avantages de Zapier
Zapier offre les avantages suivants.
Vitesse
Zapier améliore la rapidité entre les tâches professionnelles courantes. Par exemple, imaginez que vous deviez téléverser des fichiers clients dans un dossier fixe sur Dropbox. Ce que vous pouvez faire, c'est créer un zap qui télécharge tous les fichiers que vous recevez du client sur Gmail, puis les téléverse dans un dossier spécifique.
Vous aurez besoin d'un Zap distinct pour chacun de vos clients, qui s'exécute en arrière-plan et garantit que vos employés n'aient pas à y consacrer de temps. Il existe de multiples tâches que vous effectuez quotidiennement et qui plaident en faveur de l'automatisation. Par exemple, consultez ce lien.
Cohérence
Le travail manuel est inefficace et génère beaucoup d’erreurs. Après tout, les humains ne sont pas censés être parfaits. Ils peuvent se tromper, oublier des choses et faire des erreurs à un moment ou à un autre. Les ordinateurs, en revanche, excellent dans la gestion des tâches standards de l’entreprise : la fiabilité qu’ils offrent est inégalée. Pour garantir que tous vos fichiers clients sont correctement envoyés vers votre dossier Dropbox, Zap peut offrir de nombreuses fonctionnalités. Cela vous assure de ne jamais perdre un email important simplement parce qu’il a été envoyé au mauvais moment. Chaque fois que vous avez une formule ou un protocole spécifique à utiliser pour transférer des données d’une application à une autre, il est préférable d’utiliser Zapier.
Visibilité
Zapier est une méthode idéale pour intégrer de la visibilité dans vos workflows. Que vous utilisiez l'e-mail ou Slack pour gérer votre travail, Zapier vous alerte dès qu'un Zap effectue une action ou que vos employés font quelque chose. Pour revenir à l'exemple de l'e-mail, vous pourriez générer un Zap multi-étapes capable de notifier votre équipe dès que le client est téléversé sur Dropbox.
Envoyer des graphiques avec Zapier
Vous souhaitez utiliser Zapier pour envoyer des graphiques générés par ordinateur ? Voici ce que vous devez faire.
Envoyer des fichiers dans les Zaps
Vous pouvez inclure des fichiers, comme des documents ou des images, dans votre Zap. Lorsque vous référencez vos fichiers sur Zapier, vous travaillez avec l'objet fichier réel, et non avec le champ texte qui décrit le fichier. Par exemple, un fichier peut être une photo, mais le champ qui le décrit peut être le nom de la photo ou son URL. Voici comment envoyer un fichier avec Zapier.
Déterminez si votre action accepte des fichiers
Si l'application d'action autorise un objet fichier, vous pouvez alors inclure des fichiers dans un objet. Pour le vérifier, regardez si ces champs affichent une icône de document. S'il y en a une, il est possible d'utiliser un fichier avec ce champ. Gardez à l'esprit qu'une seule pièce jointe peut être ajoutée à la fois.
Placer un fichier
Si l'action de votre zap doit copier ou créer un objet fichier, localisez le champ fichier. Vous pouvez les identifier grâce aux libellés Pièce jointe ou Fichier.
Une fois l'URL ajoutée, Zapier l'évalue, y charge des données et lui attribue un nom. Notez que l'URL doit pointer vers un fichier accessible publiquement. Si vous n'êtes pas certain qu'il soit accessible publiquement, ouvrez le lien dans un navigateur en mode privé. Si un téléchargement de fichier vous est proposé, l'URL devrait également fonctionner dans le Zap.
Du texte classique peut également être ajouté depuis le déclencheur. Cela se termine par la génération d'un texte à partir des données de ces champs.
Visitez notre site web pour en savoir plus sur la façon de tirer le meilleur parti de Zapier. Nous vous aiderons à envoyer différents types de graphiques via Zapier et à apporter la productivité dont votre entreprise a tant besoin dans ses processus.
