Unternehmen ohne einen geeigneten Produktivitäts-Workflow haben es oft schwer, sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Die Investition in ein Office-Produktivitätstool ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, das Beste aus ihrer Arbeitszeit herauszuholen und maximale Produktivität zu erreichen. Werfen wir einen kurzen Blick auf die beliebteste Produktivitätssoftware: Zapier und Google Sheets.
Was ist Zapier und was kann man damit machen?
Zapier ist ein Automatisierungstool, das häufig verwendet wird, um Mailchimp, Slack, Gmail und andere beliebte Anwendungen zu integrieren. Sie können es verwenden, um mehrere Apps zu verknüpfen und routinemäßige Aufgaben zu automatisieren, ohne Code zu schreiben. Das verringert die Abhängigkeit von Entwicklern. Zapier ist einfach zu bedienen – jeder kann damit seine Anwendungsworkflows mit ein paar Klicks erstellen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erhalten täglich E-Mail-Anhänge in Ihrem Gmail-Posteingang und speichern diese Dateien in Dropbox. Sobald Sie einen Anhang erhalten, können Sie folgende Schritte durchführen:
- Klicken Sie auf die E-Mail, um den Inhalt anzuzeigen.
- Suchen Sie den Anhang.
- Klicken Sie auf den Anhang, um ihn in Dropbox zu speichern.
All dies lässt sich in Zapier automatisieren und spart so wertvolle Zeit und Mühe.
Ebenso können Sie mit Zapier eine Vielzahl von Workflows erstellen. Weitere Beispiele sind:
- Fügen Sie Ereignisse in Google Calendar aus Trello-Karten hinzu.
- Twittern Sie über verschiedene Twitter-Konten.
Um mehr über andere Möglichkeiten zur Nutzung von Zapier zu erfahren, können Sie sich diesen Link.
Gängige Zapier-Begriffe
Zap
Ein automatisierter Workflow zwischen zwei oder mehr Anwendungen wird als Zap bezeichnet. Sie können beispielsweise einen Zap verwenden, der Ihre Google-Drive-Dateien in Dropbox speichert. Ein Zap besteht aus zwei Komponenten: einem Trigger und einer Aktion.
Trigger
Ein Trigger ist ein Ereignis in einer Anwendung, das einen Zap startet. Sobald Sie den Zap konfiguriert haben, überwacht Zapier die Anwendung auf das Ereignis. Nehmen wir zum Beispiel unser Gmail- und Dropbox-Beispiel; Sie erhalten möglicherweise mehrere E-Mails, aber nur eine E-Mail mit Anhang löst den Zap aus.
Aktion
Eine Aktion bezeichnet das Ereignis, das den Zap abschließt. Im Beispiel Gmail zu Dropbox ist das Verschieben des Anhangs beispielsweise eine Aktion.
Google Sheets
Google Sheets ist ein webbasiertes Programm zum Erstellen und Bearbeiten von Tabellen. Zusammen mit Google Slides und Google Docs ist es Teil von Google Drive. Das ist vergleichbar damit, wie Microsoft Office aus Microsoft PowerPoint, Microsoft Word und Microsoft Excel besteht.
Google Sheets ist ideal für Nutzer mit grundlegenden Tabellenkalkulationsanforderungen, die remote arbeiten, verschiedene Geräte nutzen und mit anderen zusammenarbeiten.
Kompatibilität
Sie können auf Google Sheets als Webanwendung über Microsoft Edge, Firefox, Chrome und Safari zugreifen. So kann Google Sheets problemlos unter Linux, Mac und Windows verwendet werden. Auf Mobilgeräten können Sie Sheets sowohl unter iOS als auch Android nutzen, indem Sie die offizielle App herunterladen und installieren. Sheets unterstützt die folgenden Erweiterungen: .tab, .tsv, txt, .csv, .ods, .xltxm, .xltx, .xlt, .xlsm, .xls und .xlsx.
Nutzer können über Google Sheets auch Dokumente und Tabellen importieren, exportieren, öffnen, bearbeiten und speichern. Sie können sogar Excel-Dateien in Google Sheets konvertieren.
Mit Google Sheets arbeiten
Da Sie Google Drive verwenden können, um auf Google Sheets zuzugreifen, benötigen Sie ein Google-Konto, um Dateien zu erstellen, zu speichern, zu bearbeiten und freizugeben. Dieses Konto ist ein Anmeldesystem, das Zugriff auf eine breite Palette von Google-Produkten ermöglicht. Es ist erwähnenswert, dass Sie für die Arbeit mit Google Sheets nicht auf Gmail beschränkt sind. Sie können also jede beliebige E-Mail-Adresse verwenden, um mit Google Sheets zu arbeiten.
Google Sheets bietet die üblichen und nützlichen Funktionen, die zum Erstellen und Verwalten von Tabellen erforderlich sind. Dazu gehören:
- Daten in Tabellenkalkulationen importieren und durchsuchen.
- Fügen Sie Graphen, Diagramme, Bilder und Pivot-Tabellen hinzu.
- Implementiert Skripte, Makros und Funktionen.
- Arbeiten Sie mit Zellen, Spalten und Zeilen.
- Passen Sie die Daten und die Tabelle mit der Autofill-Funktion an.
Einige Vorteile der Nutzung von Google Sheets gegenüber Tools wie Zapier sind:
- Arbeiten Sie am selben Dokument – selbst von unterschiedlichen Standorten, Plattformen und Geräten aus –, denn Google Drive speichert die Dateien in der Cloud. Jede Änderung, die Sie vornehmen, wird automatisch in der Cloud gespeichert, und es gibt zudem die dringend benötigte Unterstützung für die Offline-Bearbeitung über Browser und mobile Anwendungen.
- Anstatt Dateien ständig per E-Mail an andere zu senden, können Sie Dateien für Echtzeit-Bearbeitung, Zusammenarbeit, Chats und Kommentare freigeben. Mit dem integrierten Versionsverlauf können Sie die Änderungen Ihres Teams nachverfolgen und Nutzern die Möglichkeit geben, Dateien auf eine frühere Version zurückzusetzen.
- Google Sheets hat eine geringe Lernkurve – und Sie können es kostenlos nutzen.
- Da Google Sheets Teil des Produktkatalogs von Google ist, können Sie es nutzen, um auf andere Google-Produkte wie Google Finance, Google Translate und Google Forms zuzugreifen und sich mit ihnen zu integrieren.
Fazit
Zapier und Google Sheets sind großartige Produktivitätstools. Wenn Sie sie noch nicht verwenden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sie in Ihren Workflow aufzunehmen und bei Ihren Mitarbeitern einzuführen. Da sie benutzerfreundlich und kostenlos sind, kann sich Ihr Team im Handumdrehen an sie anpassen. Um mehr über sie zu erfahren, kontaktieren Sie uns.
