In den letzten Jahren wurden mehrere Tools eingeführt, die auf die Steigerung der Produktivität von Unternehmen abzielen. Anders als früher, als Unternehmen viel für eine allgemeine Lösung bezahlten, gibt es heute den Trend, strategisch in spezialisierte Anwendungen und Produkte zu investieren, die auf ihre Ziele abgestimmt sind.
Das größte Hindernis besteht jedoch darin, dass die Tools trotz der großen Auswahl nicht zusammenarbeiten, insbesondere im Vergleich zu den Microsoft-Tools, die sich gegenseitig unterstützen. Da die meisten Produktivitätstools von unterschiedlichen Unternehmen stammen, ist es verständlich, dass sie nicht das gleiche Maß an Integrationsunterstützung bieten.
Der eine nutzt vielleicht Shopify zur Umsatzsteigerung, Slack für die Zusammenarbeit, Zoom für Online-Meetings oder Gmail für die Kommunikation – all diese verschiedenen Apps nahtlos zu integrieren, das ist es, was Zapier tut. Zapier nutzt also zwei Dienste und fungiert als Vermittler für deren APIs. Auf diese Weise verbindet es mehrere Anwendungen und automatisiert verschiedene Aufgaben.
Was ist Zapier?
Moderne Webanwendungen verfügen in der Regel über eine API, die von Drittentwicklern zur Interaktion mit ihnen genutzt wird. APIs helfen dabei, gespeicherte Daten herunterzuladen, Informationen hochzuladen und andere nützliche Aufgaben auszuführen.
Zapier bietet Unterstützung für mehr als 500 Anwendungen. Es unterstützt Trigger und Aktionen für jede dieser Apps. Zudem kann ein Trigger mehr als eine Aktion ausführen. Daher gibt es beim Entwickeln von Zaps keine Grenze, was reichlich Gelegenheit bietet, Aufgaben zu automatisieren.
Vorteile von Zapier
Zapier bietet die folgenden Vorteile.
Geschwindigkeit
Zapier verbessert das Tempo zwischen routinemäßigen geschäftlichen Aufgaben. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie müssten Kundendateien in einen festen Ordner in Dropbox hochladen. Sie können einen Zap erstellen, der alle Dateien herunterlädt, die Sie vom Kunden über Gmail erhalten, und sie anschließend in einen bestimmten Ordner hochlädt.
Sie benötigen für jeden Ihrer Kunden einen separaten Zap, der im Hintergrund läuft und sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit dafür aufwenden müssen. Es gibt mehrere Aufgaben, die Sie täglich erledigen und die sich gut für eine Automatisierung eignen. Sehen Sie sich zum Beispiel diesen Link.
Konsistenz
Manuelle Arbeit ist ineffizient und führt zu vielen Fehlern. Schließlich sind Menschen nicht perfekt. Sie können Fehler machen, Dinge vergessen und gelegentlich etwas durcheinanderbringen. Computer hingegen sind hervorragend darin, Standardaufgaben im Unternehmen zu erledigen – die Zuverlässigkeit, die sie bieten, ist unübertroffen. Um sicherzustellen, dass alle Ihre Kundendateien ordnungsgemäß in Ihrem Dropbox-Ordner landen, bietet Zap zahlreiche Funktionen. So verpassen Sie nie eine wichtige E-Mail, nur weil sie zum falschen Zeitpunkt gesendet wurde. Wann immer Sie eine bestimmte Formel oder ein bestimmtes Protokoll zum Übertragen von Daten von einer App in eine andere benötigen, ist es besser, Zapier zu verwenden.
Sichtbarkeit
Zapier ist eine ideale Methode, um Sichtbarkeit in Ihre Workflows einzubauen. Ob Sie E-Mail oder Slack zum Verwalten Ihrer Arbeit verwenden, Zapier benachrichtigt Sie, sobald ein Zap eine Aktion ausführt oder Ihre Mitarbeiter etwas tun. Um auf das E-Mail-Beispiel zurückzukommen: Sie könnten einen mehrstufigen Zap erstellen, der Ihr Team benachrichtigt, sobald der Kunde in Dropbox hochgeladen wurde.
Grafiken mit Zapier versenden
Möchten Sie Zapier verwenden, um computergenerierte Grafiken zu versenden? So gehen Sie vor.
Dateien in Zaps senden
Sie können Dateien wie Dokumente oder Bilder in Ihren Zap aufnehmen. Wenn Sie auf Zapier auf Ihre Dateien verweisen, arbeiten Sie mit dem eigentlichen Dateiobjekt, nicht mit dem Textfeld, das die Datei beschreibt. So kann eine Datei ein Foto sein, aber das Feld, das sie beschreibt, kann der Name des Fotos oder seine URL sein. So versenden Sie eine Datei mit Zapier.
Bestimmen Sie, ob Ihre Aktion Dateien akzeptiert
Nur wenn die Aktions-App ein Dateiobjekt zulässt, können Sie Dateien in ein Objekt einfügen. Prüfen Sie dazu, ob diese Felder ein Dokumentsymbol haben. Falls ja, kann für dieses Feld eine Datei verwendet werden. Beachten Sie, dass jeweils nur ein Anhang hinzugefügt werden kann.
Eine Datei platzieren
Wenn die Aktion Ihres Zaps ein Dateiobjekt kopieren oder erstellen muss, suchen Sie das Dateifeld. Sie erkennen diese als Anhang oder Datei.
Nachdem Sie eine URL hinzugefügt haben, wertet Zapier sie aus, lädt Daten daraus und benennt sie. Beachten Sie, dass die URL auf eine öffentlich zugängliche Datei verweisen muss. Sind Sie sich nicht sicher, ob sie öffentlich zugänglich ist, öffnen Sie den Link in einem privaten Browserfenster. Werden Sie zu einem Dateidownload aufgefordert, sollte die URL auch im Zap funktionieren.
Auch normaler Text kann über den Trigger hinzugefügt werden. Am Ende wird daraus ein Text generiert, der auf den Daten in diesen Feldern basiert.
Besuchen Sie unser Website, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Beste aus Zapier herausholen. Wir helfen Ihnen dabei, verschiedene Arten von Grafiken über Zapier zu versenden und Ihren Büroabläufen die dringend benötigte Produktivität zu verleihen.
